[wersja PL poniżej EN]

In Poland, we don’t have an easy relationship with talking about our successes. From childhood, we’re told not to stand out, not to brag, and to just “do our job” (at least that’s how it was when I was growing up). Then we enter the workplace and realize that unless you show what you’re doing and how valuable it is, chances are nobody will notice.

For Product Owners (PO), the saying “Do good work and people will notice” rarely applies. Good work alone isn’t enough – you also need to know how to talk about it. What’s more, the role itself is inherently high-profile and requires strong engagement and visibility.

By definition, the Product Owner role is dynamic. A PO is not just a person standing between business and technology but someone who should inspire, explain product intricacies, and be the “face” of product development. But in the daily rush of meetings, backlogs, and sprints, it’s easy to fade into the background. So how can a PO increase their visibility without becoming artificial?

Here are some proven methods.

1. Planned communication

The way a Product Owner communicates matters tremendously (this goes for other roles too). The key is to be proactive. How?

• Regular product updates: Don’t wait for sprint demos. Short, concise weekly updates (via Slack, email, or a Loom video) raise awareness about what’s happening – and who’s behind it.
• “Morning coffee bites”: Share interesting insights, like increases in conversion, sales, or user onboarding numbers. Ideally in the morning – a good PO starts the day by checking KPIs/OKRs.
• Preemptive information: If something drops or a metric is declining, inform stakeholders early and offer a proposed plan. This shows the PO is in control of their product.

Also, tailor your language to your audience – the communication style should reflect the stakeholder group. You’ll talk differently to the executive team than to sales. A great PO adapts to the context and shows they understand each group’s needs.

A PO who communicates proactively is always one step ahead – both in celebrating success and managing risk.

2. Product Owner as Product Evangelist

You’re not just the owner of the backlog. You are the face of the product – the person who knows why something is being done and where the team is headed.

• Speak at company events: internal town halls, demo days, Q&As, or onboarding sessions. These are perfect opportunities to present yourself as a product-thinking leader.
• Create internal educational materials: infographics, presentations, FAQs – things that make the product understandable even for non-tech teams.
• Tell memorable stories: avoid generic tech phrases like “we released a new feature.” Focus on impact, like “we helped users save 20% of their time with this new feature.” Use storytelling principles (but don’t overdo it). I recommend the book Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die by Chip and Dan Heath.
  

A Product Owner isn’t just a backlog guardian. They’re a storyteller who passionately and clearly explains the product’s purpose and the change it brings. They don’t hide behind tickets but connect with people, inspire, and build bridges between tech and the rest of the company. They educate, present, and explain in a way that makes the product speak human language.

If the PO doesn’t tell their product’s story, someone else might and the story may not be the one they’d prefer. Don’t believe it? Here’s an example:

A PO at a SaaS company released a feature that automated reporting. The product team knew it saved users 4 hours per week, but they didn’t clearly communicate it. As a result, the sales team pitched it as “a new report view,” which downplayed its value and led clients to see it as a useless cosmetic update.

If the PO had shaped the narrative and emphasized the real impact (“we save time and automate repetitive tasks”)…

3. Product Owner builds stakeholder relationships

Having stakeholders in your contact list isn’t enough. You need to build and maintain relationships. That means:

• Being proactive: Don’t wait for people to reach out. Take initiative – set up meetings, share ideas, ask about needs.
• Collect feedback regularly: Not just once per quarter. Quick check-ins every 2–3 weeks keep you “on the radar.”
• Join strategic conversations, ask “why,” and show you think beyond the tasks at hand.
  

A great PO doesn’t just collect names – they cultivate relationships. They don’t wait for a knock, they open doors, ask “what do you need?”, and return with specific ideas. Frequent conversations, strategic questions, and genuine interest turn them into a partner, not just a task executor. Stakeholder trust is built between sprints, not on demo day.

4. PO collaborates with other teams (and lets them know that exists

A PO can bridge gaps between technology, marketing, sales, and customer service:

• Organizes “Product Deep Dive” sessions for non-product teams. PO shows them what is being built and how it can help them.
• Joins cross-functional initiatives: marketing campaigns, sales process improvements. It shows you’re stepping out of your comfort zone.
• Celebrates team success: tag team members, thank them, highlight their contributions. People remember those who recognize others.
  

Visibility is not ego. It’s the result of collaboration. It’s not about self-promotion, but about healthy, transparent communication within the team. Visibility means sharing progress, decisions, problems, and plans so others can understand the context, offer help, give feedback, or simply know where things stand.

5. PO is active on company channels (Slack, Teams, etc.)

• Shares product insights, market inspiration, and links to interesting articles – anything that adds value.
• Engages in conversations, helps out, responds even when not tagged.
• Creates and manages a product dedicated channel. It’s a great way to build community around a product.
  

Digital presence is the modern equivalent of chatting over coffee in the kitchen. Building a product culture isn’t just about roadmaps and backlogs – it’s about being present in daily conversations, sharing inspiration, and creating space for discussion. If you want people to think about the product more than once per sprint – give them a reason to.

6. PO invests in development and shares it

Visibility isn’t only for extroverts. It also stems from expertise and knowledge-sharing.

• Learns and shares – read a great report? Attend a conference? Write a summary, share notes, create a mini-presentation.
• Shows his/her growth – not in a showy way, but as an inspiration. Encourage others to share knowledge too.
  

Visibility doesn’t mean being the loudest in the room. Sometimes, it’s about being the most helpful. Sharing insights, takeaways from events, or clear report summaries shows that you think, learn, and act as a team player. That’s how you build expertise.

7. Ask for feedback and act on it

Sometimes the best way to be more visible is simply to ask:

• “In what areas could my role better support the team?”
• “Are there situations where my presence or input is missing?”
  

A few simple questions open the door for honest feedback. It helps you grow and builds trust by showing you genuinely care about collaboration. Openness to feedback is one of the strongest signals of maturity and engagement you can send to your team.

Summary

The Product Owner role is full of potential impact – as long as you cultivate visibility, relationships, and communication. Visibility is neither vanity nor noise – it’s the outcome of intentional action, knowledge sharing, and active presence in the organization. A PO who builds bridges instead of walls becomes more than an operational cog – they become a leader who inspires, explains, and leads the team and stakeholders toward a common goal.

Being visible and being present in the company are two very different things.

---

Product Owner wychodzi z cienia, czyli jak budować wpływ w organizacji

W Polsce nie mamy łatwej relacji z mówieniem o swoich sukcesach. Od dziecka słyszymy, żeby nie wychylać się, nie przechwalać i „robić swoje” (przynajmniej tak było, kiedy ja byłem dzieckiem). A potem trafiamy do pracy i okazuje się, że jeśli sam nie pokażesz, co robisz i ile to warte to często po prostu nikt tego nie zauważy.

W przypadku Product Ownera powiedzenie „Rób swoje, a ludzie to zauważą” raczej nie ma zastosowania. Bo dobra robota to za mało i trzeba jeszcze umieć o niej mówić. Dodatkowo sama rola jest zazwyczaj mocno eksponowana i wymaga bardzo dużego zaangażowania i widoczności.

Bo rola Product Ownera z samej definicji jest bardzo dynamiczna. PO to nie tylko osoba stojąca między biznesem a technologią, ale też ktoś, kto powinien umieć inspirować, tłumaczyć zawiłości produktu i być “twarzą” rozwoju. Jednak w codziennym biegu łatwo zniknąć w cieniu spotkań, backlogów i sprintów. Jak więc zwiększyć swoją widoczność w firmie, nie popadając w sztuczność? 

Oto kilka sprawdzonych sposobów.

1. Dobrze przemyślana i zaplanowana komunikacja

To jak komunikuje się Product Owner ma ogromne znaczenie (w zasadzie ta reguła dotyczy też innych ról). Kluczowe jest to, by być proaktywnym. Jak to robić? Na przykład poprzez:

• Regularne update’y produktowe: PO nie powinien czekać na demo sprintu. Krótkie, zwięzłe podsumowania postępów raz w tygodniu (np. przez Slacka, maila lub krótkie Loomy) budują świadomość tego, co się dzieje i kto za tym stoi.
• “Smaczki do porannej kawy”: jeśli pojawiają się jakieś interesujące dane, typu wzrost konwersji, sprzedaży, liczby klientów na onboardingu – warto o tym poinformować interesariuszy. Najlepiej z samego rana, bo dobry PO zaczyna dzień od sprawdzenia jak mają się KPIs/OKRs.
• “Informacja wyprzedzająca”: podobnie też, jeśli są jakieś wahnięcia “w dół”/na niekorzyść. PO powinien poinformować o tym z wyprzedzeniem i zaproponować plan działań. Daje to interesariuszom poczucie, że PO ma kontrolę nad swoim produktem.

Ważne jest przy tym, aby mówić językiem odbiorców – styl komunikacji powinien być dostosowany do typu interesariusza. Inaczej rozmawiasz z zarządem, a inaczej ze sprzedażą. Product Owner powinien dostosować formę do kontekstu i pokazać, że rozumie potrzeby każdej grupy.

PO, który komunikuje proaktywnie, jest zawsze o krok przed zarówno w narracji sukcesu, jak i w zarządzaniu ryzykiem. 

2. Product Owner jako ambasador/ewangelista produktu

PO jest nie tylko właścicielem backlogu, ale też twarzą produktu – osobą, która wie, dlaczego coś robimy i dokąd zmierzamy.

• Występuje na firmowych wydarzeniach – wewnętrzne town hall, demo days, Q&A, onboarding nowych pracowników – to świetna okazja, żeby pokazać się jako lider myślenia produktowego.
• Tworzy wewnętrzne materiały edukacyjne – infografiki, prezentacje, FAQ – coś, co sprawi, że produkt stanie się zrozumiały nawet dla osób spoza techu.
• Opowiada historię tak, by ludzie zapamiętali to, co mówi. Nie używa języka “technicznego typu „wypuściliśmy nowy feature”, ale odwołuje się efektu wdrożenia, np. „pomogliśmy użytkownikom zaoszczędzić 20% czasu dzięki nowej funkcji”. Warto stosować przy tym zasady storytellingu (ale z umiarem :)). Polecam książeczkę Przyczepne historie (autorzy Chip Heath i Dan Heath).

Product Owner jest jest przede wszystkim jest narratorem, który potrafi z pasją i klarownością opowiadać, po co istnieje produkt i jaką zmianę wnosi. Nie chowa się za ticketami, ale wychodzi do ludzi, tłumaczy, inspiruje i buduje mosty między światem technologii a resztą organizacji. Edukuje, prezentuje, odpowiada i robi to tak, by produkt przemówił ludzkim językiem.

Jeśli Product Owner nie opowie historii swojego produktu, ktoś inny może zrobić to za niego. W tej sytuacji pojawia się ryzyko, że wersja opowieści może być nie tą, której PO by sobie życzył. Nie wierzysz? Oto przykład:

Product Owner w firmie SaaS wypuścił nową funkcję automatyzującą raportowanie. Zespół po stronie produktu wiedział, że dzięki temu użytkownicy oszczędzają średnio 4 godziny pracy tygodniowo, ale nikt tego jasno nie zakomunikował w firmie. W efekcie dział sprzedaży przedstawił funkcję klientom jako „nowy widok raportu”, co nie tylko spłyciło wartość rozwiązania, ale też spowodowało, że klienci uznali ją za zbędną kosmetykę.

Gdyby PO wcześniej zadbał o narrację i pokazał realny efekt („oszczędzamy czas i automatyzujemy powtarzalne zadania”)… 

3. Product Owner buduje relacje z interesariuszami

Nie wystarczy mieć stakeholderów na liście kontaktów, trzeba budować z nimi relacje i je utrzymywać. W związku z tym Product Owner:

• jest proaktywny: nie czeka, aż ktoś się odezwie. Sam inicjuje spotkania, dzieli się pomysłami, pyta o potrzeby.
• regularnie zbiera feedback: nie tylko raz na kwartał. Krótkie check-iny co 2–3 tygodnie to świetny sposób, by być “na radarze”.
• wchodzi w dyskusje strategiczne, zadaje pytania “dlaczego”, pokazuje, że myśli szerzej niż tylko w perspektywie zadań, które ma w tej chwili do zrobienia.

Dobry Product Owner nie kolekcjonuje nazwisk, tylko pielęgnuje relacje. Nie czeka, aż ktoś zapuka ale sam otwiera drzwi, pyta „czego potrzebujesz?” i wraca z konkretnym pomysłem. Regularne rozmowy, strategiczne pytania i szczere zainteresowanie sprawiają, że staje się partnerem, a nie tylko wykonawcą. Zaufanie wśród interesariuszy nie buduje się w dniu demo, tylko pomiędzy sprintami.

4. PO współpracuje z innymi zespołami (i daje się poznać!)

PO może być mostem między technologią, marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta:

• Organizuje sesje “Product deep dive” dla zespołów niezwiązanych bezpośrednio z produktem. Pokaż im, co tworzycie i jak to może im pomóc.
• Uczestniczy w projektach międzyzespołowych (cross-funkcyjnych)  – kampanie marketingowe, usprawnienia procesów sprzedażowych. W ten sposób PO pokazuje, że wychodzi poza swoją strefę komfortu.
• Dzieli się sukcesami zespołu – taguje członków zespołu, dziękuje, wspomina o ich wkładzie. Ludzie zapamiętują tych, którzy dostrzegają innych.

Widoczność to nie ego. To efekt współpracy. Nie chodzi tu o autopromocję, ale o zdrową, przejrzystą komunikacją w zespole. Widoczność oznacza dzielenie się postępami, decyzjami, problemami i planami po to, by inni członkowie zespołu mogli lepiej rozumieć kontekst, włączać się z pomocą, feedbackiem lub po prostu wiedzieć, na jakim etapie są prace. 

5. PO jest obecny na firmowym komunikatorze (Slack, Teamsy itp)

• Publikuje ciekawostki produktowe, inspiracje z rynku, linki do artykułów – coś, co wnosi wartość.
• Włącza się w dyskusje, pomaga, odpowiada – nie tylko wtedy, gdy ktoś oznaczy PO w dyskusji.
• Może prowadzić „kanał produktowy” – to dobry sposób na zbudowanie społeczności wokół produktu.

Obecność cyfrowa to współczesna wersja bycia “przy kawie” w kuchni. Budowanie kultury produktowej to nie tylko roadmapy i backlogi, ale też codzienna obecność w dyskusjach, dzielenie się inspiracjami i tworzenie przestrzeni do rozmowy. Jeśli chcesz, by ludzie myśleli o produkcie częściej niż raz na sprint, daj im do tego powód.

6. Inwestuje w swój rozwój i dziel się nim

Widoczność nie wynika tylko z bycia ekstrawertykiem. Wynika też z wiedzy i dzielenia się nią.

• Uczy się i dzieli – przeczytałeś świetny raport, byłeś na konferencji? Zrób notatkę, podsumowanie, mini-prezentację.
• Pokazuje, że się rozwija – nie w sposób nachalny, ale inspirujący. Zachęcaj innych do dzielenia się wiedzą.

Widoczność nie zawsze oznacza bycie najgłośniejszym w pokoju (bo nie o hałas tutaj chodzi). Czasem wystarczy być najbardziej pomocnym. Dzieląc się wiedzą, ciekawymi wnioskami z konferencji czy dobrze zrobioną notatką z raportu, pokazujesz, że myślisz, uczysz się i grasz zespołowo. Tak buduje się eksperckość.

7. Prosi o feedback i dział na jego podstawie

Czasem najlepszym sposobem, by zwiększyć widoczność, jest… zapytać, co możesz robić lepiej:

• „W jakich obszarach moja rola mogłaby bardziej wspierać zespół?”
• „Czy są sytuacje, w których brakuje mojej obecności lub informacji ode mnie?”

Zadanie kilku prostych pytań otwiera przestrzeń na szczery feedback, który nie tylko pomaga się rozwijać, ale też buduje zaufanie i pokazuje, że naprawdę zależy Ci na współpracy. Otwartość na informację zwrotną to jeden z najmocniejszych sygnałów dojrzałości i zaangażowania, jakie możesz wysłać zespołowi.

Podsumowanie

Rola Product Ownera to rola pełna wpływu, pod warunkiem, że zadbamy o widoczność, relacje i komunikację. Widoczność nie jest ani próżnością, ani hałasem – to efekt świadomego działania, dzielenia się wiedzą i aktywnej obecności w organizacji. PO, który buduje mosty zamiast murów, staje się nie tylko operacyjnym trybem, ale liderem, który inspiruje, tłumaczy i prowadzi zespół oraz interesariuszy w stronę wspólnego celu.

A bycie widocznym i bycie obecnym w firmie to dwie zupełnie różne rzeczy.